1. Thu thập thông tin

- Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức.

- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)...

- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lí...). 

Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)...

2. Xử lí thông tin

- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu... 

Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức.

- Bao gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lí (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lí đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lí kho để lập phiếu xuất kho). 

Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lí ra quyết định đúng.

+ Bộ phận xử lí: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm). Các hoạt động xử lí đều dựa trên chuẩn, qui trình và quy tắc quản lí của tổ chức.

3. Lưu trữ thông tin

- Kết quả của quá trình xử lí thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài.

- Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu.

- Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD... Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.

4. Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lí thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo).