Lỗi tại ai? Công ty B hiện có nhiều khó khăn trong vấn đề thu hồi công nợ. Số nợ tồn đọng của công ty hiện nay đã lên tới hàng chục tỉ đồng trong đó có rất nhiều khoản có nguy cơ không thể thu hồi được
Tình huống: Lỗi tại ai
Công ty B hiện có nhiều khó khăn trong vấn đề thu hồi công nợ. Số nợ tồn đọng của công ty hiện nay đã lên tới hàng chục tỉ đồng trong đó có rất nhiều khoản có nguy cơ không thể thu hồi được do khách hàng của công ty đang gặp khó khăn về kinh tế và chịu tác động nặng nề của khủng hoảng tài chính năm 2008. Vấn đề công nợ quá lớn đã được trưởng phòng kế toán cảnh báo hai lần trong các cuộc họp giao ban giữa lãnh đạo công ty với các trưởng phòng vào đầu năm nhưng công ty vẫn chưa có biện pháp nào để khắc phục. do tình hình thu hồi công nợ của công ty ngày càng phức tạp và theo chiều hướng không thuận lợi như hiện nay, giám đốc công ty đã thành lập một nhóm “Hành động” để bàn và tìm ra phương án tối ưu nhất nhằm thu hồi công nợ cho công ty.
Theo quyết định của giám đốc công ty, nhóm “Hành động này” gồm có các trưởng phòng là ông phó giám đốc phụ trách kinh doanh (ông Minh) và các thành viên là trưởng phòng kinh doanh (ông Vinh), trưởng phòng kỹ thuật (ông Đức), trưởng phòng tổ chức hành chánh (ông Phúc), trưởng phòng tài chính kế toán (bà Ngọc) trưởng phòng phát triển doanh nghiệp (bà Hằng). Trong số các thành viên đó thì ông vinh là một trong những người có đầu óc sắc sảo nhất công ty và cũng là người có mối quan hệ chặt chẽ với giám đốc. Ông phúc là người điềm tĩnh và ít nói, ông thường ngồi im lặng trong các cuộc họp của công ty. Ông Đức là người có tiếng là hay phàn nàn về công việc công ty không chú ý đến những ý tưởng sáng tạo của mình, hơn nữa dạo này ông lại có bệnh dạ dày nên trở nên khó tính. Trong các cuộc họp ông đức và ông vinh thường không thống nhất và hay gây khó dễ cho các cuộc thảo luận giữa các trưởng phòng với nhau.
Ông Bình chỉ có mặt 10 phút trong buổi họp đầu tiên của nhóm “Hành động”. Với tư cách là giám đốc công ty, ông Bình đọc quyết định thành lập nhóm và giao nhiệm vụ cho nhóm, rồi ông giao toàn quyền cho giám đốc Minh làm trưởng nhóm điều hành hoạt động và các cuộc họp của nhóm. Ngay trong cuộc họp đầu tiên, phó giám đốc Minh đã thông báo qua tình hình công nợ của công ty và khẳng định nếu không thu hồi được thì công ty sẽ rơi vào tình trạng rất khó khăn, lãnh đạo công ty và các trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm rất lớn trước tổng công ty về các thiệt hại nghiêm trọng này và đề nghị các trưởng phòng về suy nghĩ tìm ra giải pháp để thu hồi công nợ tốt trong thời gian tới.
Trong cuộc họp thứ 2, ông Vinh trưởng phòng kinh doanh gần như nắm vai trò chủ trì. Ông đưa ra các lý lẽ để chứng minh rằng phòng kinh doanh đã làm hết mình để đem lại khách hàng và các hợp đồng lớn cho công ty trong hai năm qua. Hơn nữa nhiệm vụ của phòng kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng và đảm bảo các chính sách khách hàng hợp lý để công ty không bị mất khách hàng và giảm thị phần. Điều này phòng kinh doanh đã hoàn toàn làm đúng theo quy trình và đảm bảo được mục tiêu giám đốc đề ra. Vì thế doanh thu của công ty ngày càng tăng, khách hàng ngày càng nhiều. Mỗi khi có ý kiến phản biện hoặc câu hỏi gì chi tiết đến việc tìm hiểu xem khách hàng mà phòng kinh doanh đem về là ai và phòng kinh doanh đánh giá khách hàng đó thế nào thì ông Vinh tìm ra cách ngắt quãng và đưa ra các lý lẽ để biện luận và trả lời vòng vo khiến cho cuộc thảo luận chuyển sang hướng khác. Ông ta liên tục phê phán ý tưởng của người khác hoặc đơn giản là không thèm để ý mỗi khi có ai đó đưa ra các ý tưởng về việc đánh giá lại từng đối tượng khách hàng và cần điều chỉnh chính sách công nợ cho các khách hàng vì hiện nay có nhiều khách hàng đã nợ quá định mức công nợ của công ty nhưng để đảm bảo có doanh thu, phòng kinh doanh phải tiếp tục cấp hàng. Đôi khi ông ta trả lời một cách chung chung và thỉnh thoảng lại đùa cợt để giảm sự căng thẳng thay đổi toàn bộ hướng thảo luận trong cuộc họp. những ý tưởng đó thể hiện một kiến thức tuyệt vời về cạnh tranh, về năng lực tìm hiểu mong muốn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như cách khai thác các lợi thế sẵn có để tăng uy tín của công ty.
Bà Ngọc trưởng phòng kế toán thì luôn đưa ra các ý kiến cho rằng phòng kinh doanh đã chọn khách hàng không cẩn thận, không đánh giá năng lực tài chính của khách hàng. Bà ngọc khẳng định rằng phòng kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc công nợ của khách hàng quá cao và không có khả năng thu hồi công nợ vì bộ phận kế toán đã tiến hành nhiều biện pháp nhưng khách hàng không có khả năng thanh toán nên không thể đòi tiền được. Trách nhiệm thuộc về phòng kinh doanh do đã không tìm hiểu năng lực của khách hàng trước khi ký hợp đồng
Mỗi khi bị ông Vinh đặt câu hỏi phòng kế toán làm gì hay chỉ biết đếm tiền và giữ tiền cho chặt bằng cả hình thức kiểm soát chi phí và gây khó dễ cho anh em khi phải thanh toán bằng các quy trình, thủ tục và quy định?? Thì bà ngọc lại đưa ra hàng loạt các quy định nói về chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán và bà khẳng định phòng kế toán đã làm đúng theo chức năng nhiệm vụ của mình. Đã nhiều lần phòng kế toán đề nghị phòng kinh doanh không ký hợp đồng này hay hợp đồng kia để kiểm tra năng lực của khách hàng thì phòng kinh doanh trình bày là sẽ kiểm tra năng lực sau và phải ký hợp đồng ngay nếu không khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với đối thủ cạnh tranh …Ngay như một hợp đồng gần đây nhất khi ký hợp đồng cung cấp thêm sản lượng cho một tổng đại lý, phòng kinh doanh đã đề nghị xem lại vì định mức công nợ không cho phép thì phòng kinh doanh lại nói đây là khách hàng truyền thống và tin cậy nên có thể tăng sản lượng gấp 3 lần. Ý kiến này cũng được phó giám đốc minh ủng hộ và thuyết phục giám đốc nên cuối cùng phòng kế toán phải chấp nhận…Bà ngọc nói rằng trưởng phòng kinh doanh cần xem lại cách làm việc của mình và thông cảm cho phòng kế toán khi phải tuân thủ các quy định chung. Bà khẳng định việc không thu hồi được công nợ không phải trách nhiệm phòng kế toán.
Trong các cuộc họp, bà Hằng – trưởng phòng phát triển doanh nghiệp – thường đưa ra các ý tưởng để phát triển các tổng đại lý cũng như các điều kiện bảo đảm quyền lợi cho đại lý và giữ các đại lý giỏi tránh sự lôi kéo của các đối thủ cạnh tranh. Bà cũng nói rằng phòng phát triển doanh nghiệp chỉ có thể làm tham mưu và đưa ra ý tưởng còn việc thực hiện là của các phòng khác nên việc không thu hồi được công nợ không phải là trách nhiệm của phòng bà
Ông Đức thường không đồng tình với bà Ngọc nên đã đề nghị bà ngọc giải trình về các nhiệm vụ mà bà Ngọc và phòng kế toán phải làm khi hỗ trợ cho bộ phận đầu tư. Ông nói rằng bà ngọc không có ý thức góp phần vào sự phát triển chung của công ty mà hay lấy quy trình, quy chế và thủ tục hành chánh gây khó dễ cho khách hàng và hoạt động đầu tư của công ty và cũng đồng tình với ông Vinh cho rằng việc thu tiền là của phòng kế toán vì phòng kế toán quản lý cả mảng thu và chi của công ty. Và cũng khẳng định rằng phòng kỹ thuật của ông hoàn toàn không có trách nhiệm gì với các khoản nợ khó đòi của công ty, nếu có vấn đề gì xảy ra, ông sẽ là người đầu tiên không chịu trách nhiệm gì cả.
Bà Ngọc cho rằng ông Đức là người tiêu tiền nên cần xem lại cách làm việc và quan điểm của mình sao cho có tinh thần xây dựng hơn…Ông Phúc im lặng hầu như tất cả các cuộc họp. Ông nói với Ông Đức rằng tôi thấy ai nói cũng có lý của họ cả. Khi được yêu cầu phát biểu, ông đưa ra các ý kiến đề nghị các trưởng phòng phải sắp xếp lại lao động và xem lại năng lực làm việc của các nhân viên kế toán và nhân viên tiếp thị vì chính họ là những người có trách nhiệm tìm hiểu về khách hàng và thu đủ tiền cho công ty.
Cuộc họp chợt lắng xuống khi ông Vinh đột nhiên ngắt lời ông Phúc và nói rằng: Như vậy thì “Quả trứng đẻ ra con gà hay con gà đẻ ra quả trứng” Ông Phúc vội vàng chấm dứt bài phát biểu của mình và vài phút sau, ông lấy lý do là về sớm để đón con. Các thành viên khác cũng dần dần lấy lý do rút lui khỏi cuộc họp và đề nghị phó giám đốc buổi khác họp bàn tiếp khi mọi người bình tĩnh và chuẩn bị kỹ hơn.
Ông Minh chán nản gấp cuốn sổ lại và ra khỏi phòng với một tâm trạng nặng nề vì không biết sẽ báo cáo với giám đốc thế nào về hoạt động của nhóm “Hành động”
Câu hỏi
1. Các thành viên trong nhóm hành động có thực hiện tốt vai trò của mình không? Nêu dẫn chứng cụ thể
2. Vì sao nhóm hành động hoạt động không hiệu quả? giải thích chi tiết
3. Nếu là ông minh, các em có thể làm gì để nhóm hành động có thể hoàn thành được nhiệm vụ giám đốc giao?