1. Lỗi bản in có một vệt đen chạy dọc, thẳng từ trên xuống: Bản in có một vệt đen chạy dọc từ trên xuống dưới có thể do 2 nguyên nhân. Nguyên nhân thứ nhất là do gạt mực bị cô đặc bám chặt, bạn cần vệ sinh sạch sẽ gạt mực.
Ngoài ra, có thể do gạt mực bị xước, sứt và giải pháp cho bạn là thay gạt mực mới nếu dùng đã quá lâu.
2. Lỗi bản in có những chấm nhỏ hoặc vệt đen to đậm ngang bản in:
Nguyên nhân:

• Trống bị sứt do in lâu ngày.
• Trục cao su bị hỏng.

Khắc phục: Thay trống in, thay trục cao su.
 
3. Máy in khi in các vị trí không đều, tạo khoảng trống giữa: Hiện tượng này không phải do hết mực mà do máy in bị hỏng trống mực dẫn đến bản in vị trí in đậm, nhạt không đều, thậm chí còn không in được. Bạn chỉ cần thay trống là có thể khắc phục hiện tượng này thật đơn giản.
4. Bản in đen, lem nhem từ trên xuống: Sự cố này chủ yếu do ngăn mực thải bị đầy nên tràn ra bản in. Bạn tháo hộp mực và đổ hết mực thải. Lưu ý, sau đó nên đổ thêm mực mới không ống mực sẽ hết và chỉ in được 3 -5 trang giấy nữa.
Thêm một nguyên nhân khác khiến bản in bị đen là do việc đổ mực máy in không thích hợp. Vì vậy, bạn cần chọn loại mực in thích hợp với hãng máy.
5. Bản in trắng toàn bộ: Trường hợp trắng bản chỉ có thể do lỗi trục từ gây ra. Lò xo ở đầu trục từ bị gãy một nửa, lệch vòng xoay, biến dạng hoặc gãy. Lúc này, bạn cần tháo hộp mực để kiểm tra lại lò xo. Nếu phát hiện lệch, méo thì uốn nắn lại lò xo. Còn gãy thì không thể hàn được mà phải thay trục từ mới.
6. Lỗi bản in mờ, chữ không nét và không đậm:
Nguyên nhân:

• Gương phản xạ của máy in bị mờ do bám bụi hoặc hơi nước.
• Nạp mực máy in không đúng chủng loại.
• Trục từ bị giảm tính từ.
• Vỏ trục từ quá mòn.

Cách khắc phục:

• Vệ sinh gương phản xạ.
• Đổ mực máy in với loại mực phù hợp.
• Thay trục từ.

7. Lỗi bản in bị nhòe chữ, nhòe đường kẻ:
Nguyên nhân:

• Giấy in ẩm, mỏng quá.
• Lô sấy hỏng khiến nhiệt sinh ra không đủ nóng để sấy bản in.
• Đổ mực không đúng cách.
• Trống in quá mòn.

Cách khắc phục:

• Thay giấy in sử dụng loại giấy đạt tiêu chuẩn tốt nhất định lượng 70 trở lên.
• Thay lô sấy.
• Đổ mực loại phù hợp.
• Thay trống in mới.

 
8. Máy in sai màu, mất màu:
Nguyên nhân: Đầu phun bị tắc do lâu không sử dụng.
Cách khắc phục: Chạy chế độ clean trong mục maintenance đến khi đạt yêu cầu thì thôi. Nếu chạy nhiều mà chưa được thì phải tháo đầu phun ra vệ sinh sạch sẽ.
9. Máy in không kéo được giấy:
Nguyên nhân:

• Bộ phận tách giấy (quả đào) bị mòn do dùng quá lâu.
• Bề mặt của giấy quá trơn làm ống cuộn giấy không lấy được giấy.

Các khắc phục:

• Tháo quả đào ra rồi dịch chuyển tấm cao su trên bề mặt hoặc thay quả đào mới.
• Thử dùng loại giấy khác cho máy in.

10. Máy in kéo giấy nhiều tờ cùng một lúc:
Nguyên nhân:

• Giấy mỏng và có độ ẩm cao nên dính vào nhau.
• Trục đào của máy bị mòn.

Cách khắc phục:

• Nếu do giấy thì bạn nên kiểm tra bằng cách dùng giấy vừa mới in xong để in lại, nếu vẫn bị dính nhiều tờ cùng lúc thì phải gọi kỹ thuật viên.
• Trào đào bị mòn thì cần thay trục đào.

11. Máy in bị kẹt giấy: Có rất nguyên nhân dẫn đến máy in bị kẹt giấy. Sau đây là một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục:

• Bao lụa bị cháy do mỡ nhiệt bị khô, mất tác dụng giải làm giấy bị kẹt. Vì vậy, bạn cần thay thế bao lụa mới cùng loại và chú ý bôi mỡ nhiệt.
• Vô tình làm rơi vật rắn vào bên trong máy in làm máy bị kẹt giấy. Do đó, cần hết sức cẩn thận và lấy vật rắn ra ngoài
• Bộ lăn kẹp giấy bị bẩn. Bạn khắc phục bằng cách tắt máy in và vệ sinh con lăn kẹp giấy bằng cao su nằm trên trục ngang của máy.
• Giấy in quá cứng hoặc quá nát khiến máy kẹt giấy. Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn hủy bỏ lệnh in, sau đó tháo hộp mực và cầm 2 mép giấy kéo nhẹ tờ giấy bị kẹt ra ngoài. Tiếp theo, bạn thay loại giấy in mới đạt chất lượng. Cuối cùng restart lại máy.
• Bộ phận cảm biến ở cửa máy và khay cuốn giấy bị lỗi khiến máy báo Jam paper. Trong trường hợp này, bạn cần thay bộ phận cảm biến.

 
Lưu ý:

• Không để quá nhiều giấy vào khay đựng.
• Cần sắp xếp giấy trong khay gọn gàng, ngăn nắp.
• Không trộn các loại giấy khác nhau trong cùng 1 khay.
• Đảm bảo kích cỡ giấy vừa với khay đựng.
• Không được lấy giấy ra khỏi khay trong khi máy đang hoạt động.
• Chỉ sử dụng các loại giấy chất lượng theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
• Mặt cần in của giấy được để úp trong khay giấy thường và để ngửa trong khay giấy nạp tay...

12. Máy in nháy đèn vàng liên tục: Đèn vàng máy in nháy liên tục có thể do 3 nguyên nhân chính là máy bị kẹt giấy, giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp giấy hoặc do hộp mực.
Với nguyên nhân bị kẹt giấy, bạn có thể kiểm tra và khắc phục theo hướng dẫn ở phần trên. Còn trường hợp giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp giấy thì hãy đẩy khay giấy sát vào tới khi giấy được cuộn và in dễ dàng.
Hộp mực lắp không đúng cách hoặc điểm tiếp xúc trên chip mực không tốt gây ra đèn vàng nháy liên tực. Lúc này, bạn cần kiểm tra và khắc phục. Nếu không tự khắc phục được thì nên gọi trung tâm sửa chữa máy in để được hỗ trợ.
13. Máy in không hoạt động: Máy in không hoạt động cũng là một trong các lỗi thường gặp. Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến hiện tượng này là người dùng quên cấp nguồn cho máy in, hư hỏng cáp nối dữ liệu, hoặc quên chưa đóng nắp máy in.
Với nguyên nhân này, bạn cần kiểm tra dây cắm nguồn máy in với ổ điện đã kết nối chưa hay giắc cắm, dây có vấn đề. Sau đó, bạn xem đã khởi động máy chưa và nút POWER có sáng không. Nếu mọi thứ đều ổn thì có thể dây cáp nối dữ liệu bị hư hỏng.
Nếu dây cáp bị đứt thì bạn cần phải thay dây mới ngay. Cón trường hợp máy không hoạt động được là do quên chưa đóng nắp máy in. Vì vậy, sau khi thay mực, vệ sinh, gỡ giấy kẹt... bạn cần chú ý đóng nắp máy và đóng cho khớp.
Ngoài ra, đối với các máy in văn phòng trường hợp máy in không hoạt động có thể do người dùng không bật máy tính chủ lên. Do vậy, nếu máy không in được bạn cũng cần lưu ý đến yếu tố này.
14. Máy in không in được: Máy in không in được có thể do một số nguyên nhân sau:

• Chưa kết nối máy tính với máy in thông qua dây USB. Vì vậy, đầu tiên bạn cần kiểm tra kết nối của máy in máy tính. Nếu đã cắm dây USB mà máy vẫn không hoạt độngt hì có thể dây bị lỗi và nên thay dây mới.
• Cài nhiều máy in dẫn đến ấn lệnh in nhưng chọn sai máy cần in nên cần kiểm tra máy in trong mục Printer của giao diện in.
• Card fomater của máy in bị lỗi cần kiểm tra và thay mới để máy hoạt động trở lại.

15. Máy in bị treo: Do thực hiện quá nhiều lệnh in khiến máy in không thể load kịp dẫn đến máy in bị treo. Để khắc phục, bạn thực hiện như sau:

• Đăng nhập vào mục printer trên máy tính. Lúc này, danh sách các tập tin đang chuẩn bị in sẽ hiện lên
• Nhấn vào từng tập tin và nhấn cancel để xóa bỏ 1 số lệnh in hoặc nhấn cancel all documents để xóa toàn bộ.
• Khởi động lại máy in máy sẽ lại hoạt động bình thường.

Ngoài ra máy in có thể bị treo nếu tập dữ liệu cần in ấn quá lớn.
16. Hủy tài liệu đang in: Ra lệnh in nhiều trang tài liệu nhưng đột nhiên muốn hủy vì một lý do nào đó thì phải làm thế nào?
Để xử lý vấn đề này, bạn vào Start > Run, gõ lệnh Cmd. Tại cửa sổ Command Prompt gõ vào hai dòng sau Net stop spooler và nhấn Enter để dừng dịch vụ in. Cuối cùng gõ tiếp Net Start spooler để kích hoạt lại dịch vụ in.
17. Máy in bị kẹt mực: Máy in bị kẹt mực máy in ngừng hoạt động và các đèn trên máy in nhấp nháy liên tục. Lúc này, hộp mực kết nối của bạn chắc chắn có vấn đề do việc bơm lại mực cho hộp mực cũ không đúng khiến mực in bị kẹt trên đầu phun.
Gặp phải sự cố này, bạn hãy tháo hộp mực ra và dùng khăn khô mềm để làm sạch đầu phun. Thao tác hoàn tất, máy in của bạn sẽ hoạt động trở lại bình thường.
18. Lỗi kết nối máy in:  
Khi màn hình máy tính hiển thị thông báo "Can not start spooler service" có nghĩa máy in của bạn không thể kết nối dịch vụ. Nguyên nhân chủ yếu do cáp kết nối giữa máy in và máy tính không tiếp xúc tốt.
Để khắc phục, bạn nên kiểm tra lại đầu cáp và chắc chắn cáp đã được lắp đúng vị trí. Sau đó, bạn vào Start > Run, gõ lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn chuột vào đó. Tiếp đến chọn Automatic trong phần Startup type. Cuối cùng nhấn Startđể khởi động lại dịch vụ.
Ngoài ra, nếu bạn in ở môi trường máy in chia sẻ thì máy sẽ không báo "Can not start spooler service" thay vào đó là "Server down". Nguyên nhân là do máy chủ đã tắt. Do vậy, bạn cần bật máy tính chia sẻ để việc in ấn diễn ra bình thường.
19. Máy in in kêu to: Máy in đặt ở nơi không bằng phẳng sẽ dấn đén khênh khay giấy và trục đào dẫn đến tiếng kêu to bất thường khi đang hoạt động.
Ngoài ra, máy kêu còn có thể do trục truyền lực và các bánh răng truyền lực bị cong vênh bào mòn. Do vậy, cần kiểm tra và thay linh kiện bị mòn, hỏng.
Nếu không phải do 2 nguyên nhân trên thì do áo sấy của máy bị rách và bạn chỉ cần thay áo sấy là được.
20. Máy in bị lỗi font: Unicode trong Word thì máy in được nhưng lại không in được các trang web Unicode. Cách khắc phục như sau:
Bước 1: Chúng ta nhấn nút Print và cửa sổ Print hiện ra.
Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào nút Properties, chọn tab Fonts, và chọn Print TrueType as graphics.
Cuối cùng, chọn OK để in.
Ngoài ra để khắc phục, bạn cũng có thể cài thêm chương trình FinePrint để in được các trang web Unicode.
21. Máy in chậm: Máy in chậm có thể do từng loại máy in khác nhau. Ngoài ra có thể do hệ điều hành khi driver của máy in không tương thích với Win bạn cài. Bạn có thể vào trang web của hãng máy in đang dùng và tìm driver phù hợp