a. Khi có một sự việc xảy ra (gây hậu quả xấu) khiến cho người có trách nhiệm (hoặc cấp có thẩm quyền) phải xem xét, người liên quan đến sự việc đó phải viết bản tường trình để trình bày một cách tường tận, rõ ràng sự việc diễn ra, đồng thời phải nêu rõ mức độ trách nhiệm của mình.

 Xác định trách nhiệm của người viết đối với sự việc đã xảy ra: gồm một số trường hợp sau:

+ Nếu người viết trực tiếp tham gia vào sự việc thì cần trình bày rõ trách nhiệm của người viết đối với những gì đã diễn ra.

+ Nếu người viết chỉ chứng kiến sự việc thì cần nêu rõ trách nhiệm của người viết là chứng kiến và ghi nhận lại trung thực tất cả những gì đã diễn ra.