Khi có một sự việc xảy ra (gây hậu quả xấu) khiến cho người có trách nhiệm (hoặc cấp có thẩm quyền) phải xem xét, người liên quan đến sự việc đó phải viết bản tường trình để trình bày một cách tường tận, rõ ràng sự việc diễn ra, đồng thời phải nêu rõ mức độ trách nhiệm của mình.

Vậy, văn bản tường trình là loại văn bản trình bày để người có trách nhiệm hoặc cấp có thẩm quyền hiểu đúng bản chất sự việc, mà sự việc ấy có liên quan đến người viết tường trình.

Khi viết văn bản tường trình, ngoài những thể thức bắt buộc (quốc hiệu, tiêu ngữ, người tiếp nhận...) cần nêu đầy đủ những thông tin sau

• Địa điểm, thời gian xảy ra sự việc.
• Những người có liên quan đến sự việc.
• Trình tự, diễn biến sự việc.
• Nguyên nhân sự việc.
• Mức độ thiệt hại (nếu có).
• Trách nhiệm của người viết trong trường hợp sự việc đó gây ra hậu quả.
• Những đề nghị cụ thể (nếu có).3. Thể thức của một văn bản tường trình

  a) Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa)

  Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

  b) Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải)

  ..............., ngày ..... tháng ..... năm .......

  c) Tên văn bản (ghi chính giữa và thường dùng chữ đậm hoặc in hoa)

  Bản tường trình (Về việc ..............)

  d) Người hoặc cơ quan nhận bản tường trình:

  Kính gửi: ........................................................................

  e) Nội dung tường trình: Tường trình cụ thể, chi tiết diễn biến sự việc.

  g) Kết thúc: Lời đề nghị, cam đoan (nếu cần); chữ kí và họ tên của người làm tường trình.