Thư ký là người chịu trách nhiệm hỗ trợ một cá nhân, tổ chức hoặc đội nhóm trong việc quản lý thông tin, giao tiếp, và các công việc hành chính khác. Cụ thể, vai trò của thư ký có thể bao gồm việc quản lý lịch trình, soạn thảo văn bản, xử lý thư từ, chuẩn bị hồ sơ, và thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ khác.

Có một số lý do mà các tổ chức và cá nhân cần phải có thư ký:

1. Quản lý thời gian: Thư ký giúp quản lý lịch trình và hạn chế gánh nặng công việc cho người chủ. Họ có thể sắp xếp cuộc họp, làm lịch làm việc, và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

2. Hỗ trợ hành chính: Thư ký thường chịu trách nhiệm về các công việc hành chính như soạn thảo văn bản, xử lý thư từ, và quản lý tài liệu.

3. Giao tiếp: Thư ký thường là điểm liên lạc chính giữa người chủ và người khác. Họ có thể xử lý cuộc gọi điện thoại, lọc thông tin quan trọng, và truyền đạt tin tức quan trọng.

4. Chuẩn bị hồ sơ: Thư ký có thể giúp chuẩn bị hồ sơ, báo cáo, và tài liệu khác cần thiết cho các cuộc họp hay sự kiện.

5. Tăng hiệu suất: Việc có một thư ký hỗ trợ giúp giảm gánh nặng công việc cho người chủ, giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

6. Bảo mật thông tin: Thư ký thường chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.