Mục tiêu rõ ràng: Xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, hội nghị để định hình nội dung và kế hoạch cho sự kiện.

Lịch trình và thời gian: Xác định thời lượng và lịch trình cụ thể cho từng phần của cuộc họp để duy trì sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Danh sách người tham dự: Chọn đúng người tham dự phù hợp với mục tiêu và nội dung của cuộc họp để đảm bảo sự tham gia tích cực và có ý nghĩa.

Nội dung và chủ đề: Chuẩn bị nội dung cần thảo luận và giữ cho chúng liên quan trực tiếp đến mục tiêu của cuộc họp, tránh lan man và không cần thiết.

Trình bày và giao tiếp: Đảm bảo phong cách trình bày rõ ràng, dễ hiểu và thu hút sự chú ý của người tham dự. Khuyến khích sự tương tác và giao tiếp hai chiều.

Sắp xếp không gian và thiết bị: Chuẩn bị không gian họp phù hợp, đảm bảo có đủ thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, bảng trắng, v.v.) và internet ổn định (nếu cần).

Quản lý thời gian: Giữ cuộc họp tuân thủ theo lịch trình đã đề ra, quản lý thời gian một cách hiệu quả để đảm bảo mọi thảo luận được diễn ra đầy đủ.

Theo dõi và tổng kết: Ghi chép lại những quyết định, hành động và cam kết từ cuộc họp để theo dõi và đánh giá kết quả sau cuộc họp.

Phản hồi: Thu thập phản hồi từ người tham dự để cải thiện tổ chức cuộc họp, hội nghị trong tương lai.

Tạo không khí thoải mái: Tạo không gian thoải mái và thoáng đãng để mọi người có thể thảo luận và tham gia một cách tự nhiên và hiệu quả.