Nhóm ZenTech cần chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin khi thực hiện các công việc của dự án, ví dụ chia sẻ ảnh, video và bài viết về trường. Để chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin khi thực hiện các công việc của dự án, mỗi nhóm thành viên của dự án chia sẻ tài liệu trong một thư mục dùng chung. Nhóm nên sử dụng dịch vụ của Google Drive để làm thư mục chung và MS Project sẽ cho phép gán và dẫn dẫn đường link đến thư mục dùng chung. Hơn nữa, có thể gắn gắn địa chỉ Email của từng thành viên giúp trao đổi thông tin và gửi các tệp thông tin dữ liệu đính kèm qua Email.

- Một số bước ngắn gọn để chia sẻ tài liệu lên thư mục dùng chung cho từng công việc của dự án

+ Bước 1: Tạo và chia sẻ thư mục dùng chung trên Google Drive.

+ Bước 2: Gắn đường link liên kết đến thư mục dùng chung

- Các bước ngắn gọn sử dụng MS Project để trao đổi thông tin và gửi tệp đính kèm

+ Bước 1: Gán địa chỉ email của từng thành viên vào công việc mà thành viên đó tham gia.

+ Bước 2: Chia sẻ thư mục dùng chung và trao đổi thông qua email