Sử dụng phần mềm MS Project để quản lí cho một dự án mà em thấy cần thiết trong cuộc sống như sau:  Giả sử dự án của chúng ta là "Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc học tập ".

Bước 1: Tạo dự án mới

1. Mở MS Project: Khởi động MS Project trên máy tính của bạn.

2. Tạo dự án mới: Chọn “Blank Project” từ màn hình bắt đầu.

3. Lưu dự án: Đi tới "File" -> "Save As". Đặt tên cho dự án là "Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc học tập ". Chọn vị trí để lưu dự án và nhấn "Save".

Bước 2: Xác định các nhiệm vụ (Tasks)

4. Liệt kê các nhiệm vụ chính: Đến thẻ "Gantt Chart". Nhập các nhiệm vụ chính vào cột "Task Name". Ví dụ: Lập kế hoạch sự kiện, Quảng bá sự kiện, Chuẩn bị tài liệu, Đặt địa điểm, Thiết lập kỹ thuật, Tổ chức sự kiện, Đánh giá sau sự kiện.

5. Cụ thể hóa các nhiệm vụ:

- Dưới mỗi nhiệm vụ chính, thêm các nhiệm vụ con. Ví dụ: nhiệm vụ Đặt địa điểm, cần có các nhiệm vụ con như sau: Khảo sát địa điểm, Liên hệ thuê địa điểm, Cân nhắc mức độ phù hợp với sự kiện và giá thành.

Bước 3: Thiết lập các mốc thời gian (Milestones)

6. Xác định mốc thời gian quan trọng:

- Thêm nhiệm vụ với Duration là "0" để thiết lập mốc thời gian. Ví dụ:

+ Hoàn thành lập kế hoạch

+ Kết thúc liên hệ thuê địa điểm

+ Bắt đầu quảng bá sự kiện

Bước 4: Phân bổ tài nguyên (Resources)

7. Thêm tài nguyên: Chuyển đến tab "Resource Sheet". Thêm các tài nguyên như nhân lực, thiết bị, vật liệu vào danh sách. Ví dụ:

+ Nhân lực: Liên hệ thuê địa điểm, Diễn giả, Quản lý dự án, Thiết kế đồ họa, Kỹ thuật viên.

+ Thiết bị: Máy chiếu, âm thanh, máy tính, ánh sáng.

8. Gán tài nguyên cho nhiệm vụ: Quay lại "Gantt Chart". Chọn nhiệm vụ và nhấp vào ô “Resource Names” để gán tài nguyên.

Bước 5: Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc (Start and Finish Dates)

9. Thiết lập ngày bắt đầu và kết thúc: Chọn nhiệm vụ. Nhập ngày bắt đầu (Start) và ngày kết thúc (Finish) trong các cột tương ứng.

10. Liên kết các nhiệm vụ: Chọn nhiệm vụ cần liên kết. Sử dụng nút "Link Tasks" trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl + F2 để liên kết các nhiệm vụ theo thứ tự.

Bước 6: Quản lý và theo dõi tiến trình (Tracking Progress)

11. Theo dõi tiến trình: Chuyển đến thẻ "Task".Chọn nhiệm vụ và cập nhật % hoàn thành trong cột "% Complete".

12. Cập nhật tình trạng nhiệm vụ: Thường xuyên cập nhật tiến độ và các thông tin mới để đảm bảo kế hoạch được theo dõi chính xác.

* Tiêu chí đánh giá dự án:

13. Độ hoàn thành (Completion): So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu. Đánh giá % hoàn thành của từng nhiệm vụ.

14. Sử dụng tài nguyên (Resource Utilization): Kiểm tra sự hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên. Đảm bảo không có tài nguyên bị lãng phí.

15. Chi phí (Cost): Theo dõi chi phí dự án trong tab "Cost". So sánh chi phí thực tế với ngân sách đã đặt ra.

16. Tiến độ (Timeline): Đảm bảo dự án đang theo đúng tiến độ. Xác định và khắc phục kịp thời những sự chậm trễ.

17. Chất lượng (Quality): Đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành với chất lượng cao. Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.

18. Sự hài lòng của các bên liên quan (Stakeholder Satisfaction): Thu thập phản hồi từ các bên liên quan. Đánh giá mức độ hài lòng với tiến độ và kết quả của dự án. Giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ trách nhiệm và tiến độ. Linh hoạt: Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu.