Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu:

• Hằng (constant value)
• Công thức (formula value)
• Các kiểu lỗi và các giá trị logic

1. Kiểu hằng Kiểu hằng là giá trị không đổi. Các giá trị này có thể là chữ (text) hoặc số(number)
2. Kiểu text (văn bản) - Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu kí tự, ở chế độ mặcđịnh sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô.
Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh, ....
- Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #,? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự(text).
Ví dụ: 123?, #78965, 120 456, ...
- Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu (').
Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345.
3. Kiểu số (Number)
Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô. Nếu số âm có thể nhập dấu "-" phía trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn. Number bao gồm: - Các số thông thường:
Ví dụ : 2345, 56.89, ....
- Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang(-) hay gạch đứng (/). Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell. Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999
- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.).
4. Kiểu công thức - Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử.
- Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @.
= - Dạng tổng quát của công thức:
Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó.
Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter. Khi đó, kếtquả hiện trong ô B2 sẽ là 60.
5. Kiểu logic và lỗi
Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, ... khôngtự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện.