Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức sự kiện cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

- Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

- Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

Về đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể :

• Số lượng bao nhiêu?
• Thành phần nào?
• Chia bao nhiêu tổ, toán?
• Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành một tổ?
• Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Bao nhiu tuổi?
• Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? (Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…)

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…?

Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít.

Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm?

Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

Xem thêm: to chuc su kien

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời?

Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí?

Thời tiết lúc giao lưu diễn ra?

Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Ví dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống?

Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim?

Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng?

Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

• Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
• Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
• Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
• Quà thưởng, quà lưu niệm…

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai?

Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên.

Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.