Người gửi thông điệp: Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tự tin, điều này thể hiện bằng những hiểu biết của bạn về chủ đề, về người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Nếu không, thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai. Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.

- Thông điệp: Thông điệp luôn chứa đựng cả yếu tố trí tuệ và tình cảm. Yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thái độ thích hợp, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.

- Kênh truyền thông điệp: Các thông điệp sau khi được mã hoá, được truyền nhận qua nhiều kênh, như “nói” bằng cách gặp mặt, gọi điện thoại; “viết” bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo... và sau khi được giải mã, truyền đạt đến người nhận, bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.

- Người nhận thông điệp: Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến việc hiểu thông điệp cũng như cách phản hồi lại thông điệp của người nhận. Những phản hồi này thể hiện rõ ràng nhất việc người nhận thông điệp có hiểu chính xác hay không.

- Cuối cùng là bối cảnh mà thông điệp của bạn được truyền đi, nó là yếu tố về môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa.

3. Rào cản trong giao tiếp