Để có thể sử dụng dịch vụ thư điện tử trước hết chúng ta cần phải đăng kí tài khoản thư điện tử với một nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí trên Internet như Google,...Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử cấp cho người dùng một hộp thư điện tử (mail box) (đi kèm là tên đăng nhập và mật khẩu) trên máy chủ thư điện tử. Hộp thư điện tử gắn với một địa chỉ thư điện tử có dạng:
<tên đăng nhập>@<tên máy chủ lưu hộp thư>