Địa chỉ thư điện tử, có dạng :

<tên truy cập>@<địa chỉ máy chủ của hộp thư>

và bao gồm các thành phần sau:

-  Tên truy cập;

-  Địa chỉ máy chủ của hộp thư.

Ví dụ, hahienvinh@yahoo.com.vn

Trong đó, tên truy cập do người dùng hộp thư tự đặt. Nó quyết định đến duy nhất của địa chỉ thư điện tử. Bởi vì trong mỗi địa chỉ thư điện tử thì mỗi địa chỉ máy chủ của hộp thư (chẳng hạn của yahoo.com, yahoo.com.vn, hotmail...) có dùng chung cho nhiều người sử dụng, còn tên truy cập của hộp thư là phần dành riêng nhất cho mỗi người từ khi đăng kí hộp thư cho đến lúc sử dụng nó và tất nhiên Id không được trùng nhau. Trong quá trình đăng kí, nếu có ai đó đã đăng kí tên truy cập thì người đăng kí sau phải đăng kí tên truy cập khác.