Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu.

Như vậy, số hoá dữ liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.

2. Tại sao phải số hóa dữ liệu?

Hãy tưởng tường rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều; hơn nữa việc bảo quản và phạm vi sử dụng bị hạn chế. Do vậy bắt buộc chúng ta phải nghĩ đến giải pháp số hóa dữ liệu và số hóa bản đồ . Việc số hóa dữ liệu sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chi sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.

3. Ưu điểm và Hạn chế

a. Ưu điểm

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

b. Hạn chế

- Cần đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT, máy móc hiện đại.

- Dữ liệu dễ bị sao chép và sửa đổi trái pháp luật.

-Việc triển khai sử dụng gặp nhiều khó khăn do phải thực hiện training đồng bộ và có hệ thống. Ngoài ra việc bảo mật dữ liệu cũng là một thách thức lớn