Quy định trên đây là một điều kiện quan trọng mà người khiếu nại phải thực hiện để khiếu nại của mình được tiếp nhận và giải quyết, bởi lẽ trong hoạt động quản lý nhà nước có sự phân công nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể rõ ràng giữa các cơ quan, mỗi cơ quan có trách nhiệm và quyền hạn của mình trong từng lĩnh vực cụ thể

Trong công tác giải quyết khiếu nại cũng vậy, một vụ việc khiếu nại chỉ có thể thuộc thẩm quyền giải quyết của một cơ quan nhất định, nếu người khiếu nại gửi đơn đến nhiều cơ quan thì các cơ quan này cũng không có thẩm quyền giải quyết dẫn đến lãng phí nhiều thời gian, tiền của cho cả người khiếu nại và các cơ quan phải xử lý đơn khiếu nại đó mà vụ việc vẫn không được giải quyết. Luật khiếu nại, tố cáo và Nghị định hướng dẫn thi hành đã quy định rõ thẩm quyền giải quyết khiếu nại của các cơ quan hành chính nhà nước khi nhận được những khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của mình. Chính vì vậy, trước khi gửi đơn khiếu nại, người khiếu nại phải tìm hiểu xem cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết vụ việc của mình để thực hiện cho đúng, chỉ có như vậy thì khiếu nại mới được giải quyết nhanh chóng, quyền và lợi ích hợp pháp của người đi khiếu nại mới được khôi phục và bảo vệ một cách kịp thời, đúng theo quy định của pháp luật.