Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá nhân. Việc quản lý Gmail chuyên nghiệp cũng giúp bạn dễ dàng tạo thói quen tốt cho việc viết email và theo dõi, sắp xếp email khi số lượng email trao đổi một ngày lớn.

Nên sử dụng tên thật để đặt tên email chuyên nghiệp, tránh các biệt danh hay tên giả.

Ví dụ địa chỉ email chuyên nghiệp: 

• mayluong@gmail.com
• michelle_nguyen@hotmail.com

Ví dụ địa chỉ email cần tránh: 

• hellothere@yahoo.vn
• meoluoi8822@gmail.com

Cách viết email trong công việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý. Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được sự chú ý của người nhận, từ đó email công việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.

• Nếu là email khẩn cấp, có thể mở đầu bằng in hoa và để trong ngoặc, ví dụ (GẤP), [QUAN TRỌNG], | KHẨN |. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng nếu trong trường hợp không quá cần thiết, tránh gây ảnh hưởng đến việc duyệt email của người nhận.
• Nếu nội dung email đề cập đến các hồ sơ hoặc có các mã theo dõi, đừng ngần ngại đưa vào tiêu đề email. Điều này giúp cho việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng hơn, thể hiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ví dụ tiêu đề mẫu email gửi đối tác:

Tiêu đề: [QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt - Chương trình hợp tác Sama và MayGroup

Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần bao gồm các mục và thông tin sau:

• Lời chào: Tùy vào hoàn cảnh mà lời chào có thể sử dụng các cách như sau:
  • Kính chào anh/chị,
  • Xin chào anh/chị,
  • Hi (tên người nhận),
  • Dear anh/chị hoặc (tên người nhận),
• Mục đích viết email: Dùng gạch đầu dòng để chia nhỏ các ý chính, hoặc sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích. Có thể sử dụng xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email để giúp người đọc dễ theo dõi hơn. 
• Lời cảm ơn: Bạn có thể tham khảo các mẫu email chuyên nghiệp dưới đây:
  • Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này, mong có sự phản hồi sớm từ phía anh/chị.
  • Mong rằng những vấn đề tôi đề cập phía trên đều rõ ràng, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, đừng ngần ngại trả lời lại email này của tôi.
  • Mong anh chị sẽ nhận được email này và phản hồi chúng tôi sớm nhất có thể.

Ví dụ cách viết email gửi báo cáo cho sếp:

Như đã trao đổi trong cuộc họp hôm nay của phòng Marketing - ban Nội dung, em xin gửi chị Khuê báo cáo kết quả hoạt động quý 2 năm 2023, đính kèm email này dưới dạng file word và pdf theo yêu cầu.

Cần điều chỉnh hay có bất kỳ ý kiến, đóng góp gì, mong chị phản hồi bằng cách trả lời lại email này của em sớm nhất có thể để em kịp thời hoàn thành trong thời hạn đã định.

Rất mong chị có thể dành thời gian đọc và phê duyệt báo cáo, em xin cảm ơn chị trước.

Em chúc chị một ngày làm việc hiệu quả ạ!

Rất nhiều bạn khi lập email công việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký email. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong làm việc chỉn chu.

Nhất là với những bạn đang xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng qua email, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy, cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hoặc trong quá trình xin việc rất nhiều.

Ví dụ chữ ký email:

Tiêu đề: [QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt - Chương trình hợp tác Sama và MayGroup

Thân ái,
Trần Mai Ngọc Lan

+94 923 345 722
lan.tranmaingoc@gmail.com
Thạc sĩ Quản trị Kinh Doanh - Đại học Ngoại Thương Hà Nội