Bước 1: Chuẩn bị viết

Bạn nên đặt và trả lời một số câu hỏi khi thực hiện bước này:

+ Thư viết để trao đổi về công việc gì? Nhằm mục đích gì?

+ Người nhận thư là ai? Họ trông chờ nhận được điều gì từ bức thư của bạn?

+ Bạn cân nhắc: với đề tài, mục đích viết và đối tượng người đọc như vậy, bạn sẽ chọn cách viết như thế nào để bức thư có tính thuyết phục?

Sau khi xác định nội dung công việc, bạn cần tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc cần trao đổi (các việc cần làm, điều kiện vật chất, tiềm năng nhân lực,…).

Bước 2: Tìm ý và lập dàn ý

Bạn tìm ý cho bức thư bằng cách trả lời các câu hỏi:

- Những vấn đề cần trao đổi về việc thực hiện tập san mừng ngày Nhà giáo Việt Nam là gì?

- Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện tập san?

- Có những phần việc nào cần làm khi thực hiện tập san? Phân công ra sao?

- Kế hoạch thực hiện tập san gồm những giai đoạn nào? Các sản phẩm cần hoàn thành là gì? Hạn chót cho các phần việc là khi nào?

Bạn chọn lọc và sắp xếp các ý vừa tìm được thành dàn ý chi tiết theo các phần:

Mở đầu (gồm: địa điểm và thời gian viết thư, danh tính người nhận thư; lời chào mở đầu). Nội dung chính (gồm: mục đích trao đổi công việc; các vấn đề cần trao đổi; phương án giải quyết, hợp tác). Kết thúc (gồm: lời chào kết thúc; hứa hẹn, mong đợi (nếu có); danh tính người viết thư).

Bước 3: Viết bài

Từ dàn ý đã lập, bạn viết bức thư hoàn chỉnh, đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, bố cục hợp lí, lí do mời thuyết phục, thông tin xác đáng, giọng điệu phù hợp.

Bài viết tham khảo

Từ: ChunhiemCLB@gmail.com

Đến: CTV@gmail.com

Tiêu đề: THƯ TRAO ĐỔI VỀ VIỆC THỰC HIỆN TẬP SAN CHÀO MỪNG NGÀY NHÀ GIÁO VIỆT NAM

Kính gửi: Cộng tác viên câu lạc bộ Văn học

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Thông qua lá thư này, tôi muốn trao đổi với bạn về việc thực hiện tập san chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam sắp tới.

Chúng ta đều đồng lòng nhận thấy sự quan trọng của Ngày Nhà giáo Việt Nam trong việc tôn vinh công lao của các nhà giáo, những người đã hiến dâng hết mình trong sứ mệnh giáo dục và hướng dẫn tương lai của chúng ta. Vì vậy, tập san chào mừng này sẽ là cơ hội tuyệt vời để chúng ta thể hiện lòng biết ơn và tôn kính đối với những người giáo viên tài năng và đam mê mà chúng ta may mắn được làm việc cùng.

Tôi muốn đề xuất rằng tập san của chúng ta nên tập trung vào việc kể chuyện và chia sẻ những câu chuyện, trải nghiệm về những người thầy, cô giáo đã để lại ấn tượng sâu sắc trong cuộc đời của chúng ta. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể thảo luận về ý nghĩa và vai trò của giáo viên trong xã hội hiện đại, cũng như đề xuất những hoạt động cụ thể để tôn vinh họ trong dịp lễ này.

Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ bạn và các thành viên khác của câu lạc bộ để chúng ta có thể xây dựng một tập san ý nghĩa và đầy ý tưởng. Xin hãy cho tôi biết ý kiến của bạn và mong muốn của bạn về nội dung và các hoạt động liên quan.

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của bạn và hy vọng rằng chúng ta sẽ cùng nhau tạo ra một tập san vô cùng ý nghĩa.

Trân trọng,

Chủ nhiệm câu lạc bộ Văn học 

Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa

Đọc lại bài viết và chỉnh sửa theo những gợi ý sau: