Bản báo cáo về hiện trạng dự án sẽ giúp đánh giá tính hiệu quả và chất lượng dự án, phát hiện những vấn để nảy sinh để tìm giải pháp khắc phục. Để chuẩn bị báo cáo về hiện trạng của dự án bằng Microsoft Project, có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở Dự án trong Microsoft Project: Mở Microsoft Project, sau đó mở tệp dự án.

Bước 2: Cập nhật Tiến độ và Tình trạng Dự án

- Cập nhật nhiệm vụ:  Chọn nhiệm vụ và cập nhật tiến độ dự án.

- Kiểm tra mốc thời gian, cập nhật tài nguyên

Bước 3: Tạo Các Báo cáo Hiện Trạng

Microsoft Project cung cấp một số mẫu báo cáo tích hợp mà bạn có thể sử dụng để đánh giá tình trạng dự án. Bạn có thể tạo các báo cáo như:

- Project Overview Report: Truy cập báo cáo, chọn "Dashboards", chọn "Project Overview", gồm có: 

- Tasks Status Report: Hiển thị tình trạng của các nhiệm vụ, bao gồm nhiệm vụ đã hoàn thành, đang thực hiện và chưa bắt đầu.

- Truy cập báo cáo: Đi đến tab "Report".

- Chọn "In Progress": Sau đó chọn "Task Status".

- Resource Overview Report: Đánh giá hiệu suất sử dụng tài nguyên, bao gồm tài nguyên đã sử dụng và tài nguyên còn lại, gồm có: 

+ Truy cập báo cáo: Đi đến tab "Report".

+ Chọn "Resources": Sau đó chọn "Resource Overview".

Bước 4: Tùy chỉnh Báo cáo (Nếu Cần)

- Chỉnh sửa biểu đồ và bảng: Bạn có thể chỉnh sửa các biểu đồ và bảng trong báo cáo để phản ánh chính xác thông tin bạn muốn hiển thị. Nhấp chuột phải , Chọn "Edit": Thực hiện các thay đổi cần thiết. Thêm ghi chú hoặc bình luận: Thêm các ghi chú hoặc bình luận vào báo cáo để làm rõ hơn các vấn đề hoặc đề xuất giải pháp.

Bước 5: Xuất Báo cáo

- Xuất sang PDF hoặc Excel: Xuất sang PDF: Đi đến tab "File", chọn "Export", sau đó chọn "Create PDF/XPS". Xuất sang Excel: Đi đến tab "Report", chọn "Copy Report", sau đó dán vào một tệp Excel.

Bước 6: Chia sẻ Báo cáo

- Chia sẻ qua Email: Đính kèm PDF hoặc tệp Excel: Đính kèm báo cáo vào email và gửi cho các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan khác.

- Chia sẻ qua Microsoft Teams hoặc OneDrive: Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams hoặc OneDrive, bạn có thể tải lên báo cáo và chia sẻ liên kết với nhóm của mình. Tải lên Microsoft Teams: Tải báo cáo lên kênh phù hợp trong Teams. Chia sẻ qua OneDrive: Tải báo cáo lên OneDrive và chia sẻ liên kết.