Khi có một sự việc xảy ra (gây hậu quả xấu) khiến cho người có trách nhiệm (hoặc cấp có thẩm quyền) phải xem xét, người liên quan đến sự việc đó phải viết bản tường trình để trình bày một cách tường tận, rõ ràng sự việc diễn ra, đồng thời phải nêu rõ mức độ trách nhiệm của mình.Khi viết văn bản tường trình, ngoài những thể thức bắt buộc (quốc hiệu, tiêu ngữ, người tiếp nhận...) cần nêu đầy đủ những thông tin sau:Địa điểm, thời gian xảy ra sự việc,Những người có liên quan đến sự việc,Trình tự, diễn biến sự việc,Nguyên nhân sự việc,Mức độ thiệt hại (nếu có), Trách nhiệm của người viết trong trường hợp sự việc đó gây ra hậu quả,Những đề nghị cụ thể (nếu có).Thể thức của một văn bản tường trình :Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa),Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc,Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải), ngày tháng năm, trình bày sự việc, lời đề nghị ,chữ kí,cam đoan(nếu cần).Văn tường trinh là một loại văn bản rất có ich cho chúng ta.