Để lại một ấn tượng tốt với địa chỉ email của bạn. Điều đầu tiên bạn cần làm là mua tên miền riêng cho doanh nghiệp bạn.

• Ví dụ sử dụng: bạn@tên miền_của bạn . Thay vì tên_bạn@gmail.com. (tuan@digistar.vn thay vì tuan@gmail.com)

Lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng:

• Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên Outtlook, Outlook Express hay chỉ với một trình duyệt Web.
• Tùy chỉnh thay đổi, thêm, xóa,thay đổi password các email doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty.
• Những tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam…cho email công ty sẽ giúp cho bạn thoải mái trong khi sử dụng.
• Chỉ cần tích hợp webmail có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay. Hay điện thoại di động của bạn.
• Chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi. Và nhận về của nhân viên đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp

Ngoài tên miền của bạn. Một thành phần quan trọng trong cách lập địa chỉ email của bạn là tên người dùng của bạn.

• Ví dụ: tên bạn là Tuấn thì email của bạn sẽ là :Tuan@YourDomain.com.

Rõ ràng là một tên người dùng đơn giản như Tuan sẽ trông chuyên nghiệp hơn Coolboy477 hoặc BadGirl789. Tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra là làm sao để tạo sự khác biệt cho tên của bạn khi có hàng ngàn người trùng tên với bạn. Câu trả lời rất đơn giản, cho dù bạn muốn sử dụng tên đầy đủ của bạn. Hay tên đầu tiên thì một sự kết hợp của tên và chữ cái đầu cũng tạo ra được sự khác nhau hoàn toàn. Vì mỗi một hình thức của người sử dụng email sẽ có những kịch bản khác nhau:

• Ví dụ: tên bạn là Nguyễn Minh Tuấn
•  Chỉ tên – Tuan@YourDomain.com
•  Tên và chữ cái viết tắt đầu của tên – Tuannm@YourDomain.com
•  Họ và tên (đầu tiên và cuối cùng) – Tuannguyen@YourDomain.com
•  Một tên chung – Info@YourDomain.com hoặc Support@YourDomain.com

Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn chỉ là một nửa công việc. Khi bạn tạo một email chuyên nghiệp, bạn có thể chọn tên đầy đủ họ và tên xuất hiện bên cạnh trong bài biết của bạn:

• Những địa chỉ email  để sử dụng phù hợp với khách hàng thường khác với địa chỉ mà bạn đăng trên trang web. Trừ khi bạn là người quản lý duy nhất và sử dụng địa chỉ cá nhân để “Liên hệ” . Tuy nhiên nó sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Và khiến khách hàng không mấy ấn tượng về doanh nghiệp nhỏ của bạn.
• Việc lập địa chỉ email chung, như Info@YourDomain.com, có vẻ như  mang sức thuyết phục hơn. Cũng như thuận tiện để bạn chuyển tiếp thư-outs vào tài khoản của các thành viên trọng từng bộ phận nhất định. Vì vậy một email cho khu vực bán hàng có thể được chuyển tiếp đến email cá nhân của bạn và quản lý bán hàng của bạn. Một email marketing có thể được chuyển tiếp đến bạn và quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn, vv…
•  Nếu như trước đây việc lập địa chỉ email chuyên nghiệp là một cách để tách mình ra khỏi đám đông. Nó cho thấy cam kết của bạn và mang lại ấn tượng của một doanh nghiệp có trình độ và quy định. Thì ngày nay, lợi ích mà nó mang lại còn nhiều hơn nữa. Kể từ khi các doanh nghiệp tham gia vào thế giới web với tần xuất chóng mặt. Thì một địa chỉ e-mail chuyên nghiệp là bước đầu tiên để chứng minh rằng bạn không là một doanh nghiệp đáng tin cậy và có sự đầu tư.

Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Hãy chắc chắn kiểm tra nhà cung cấp Web Hosting. Nơi bạn có thể nhận được email, web hosting và tên miền.

1. Quy tắc 1: Dùng tên miền riêng để tạo gmail giúp tăng tính chuyên nghiệp.
2. Quy tắc 2: Nên dùng tên thật, tránh dùng nickname, dùng số trong email.
3. Quy tắc 3: Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web của bạn.