Biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng ở cơ quan doanh nghiệp hiện nay

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới công tác văn phòng trong các cơ quan nhà nước đã trở thành đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp giúp cho các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả công việc. Để công tác văn phòng thực sự là một bộ máy giúp việc đắc lực cho các cơ quan doanh nghiệp

-       GIẢI PHÁP VỀ CONG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO

Thông tin được coi là yếu tố tác động đến sự thành công hay thất bại của tổ chức, cơ quan. Thu thập và xử lí thông tin kịp thời sẽ đảm bảo cho lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn, đảm bảo các hoạt động được hiệu quả.

Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin, thông tin có vai trò rất quan trọng trong v

việc đảm bảo sự thống nhất của văn phòng.

Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo và các bộ phận khác, đồng thời xác định các thông tin cần thu thập và nguồn cung ứng thông tin đó. Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau do vậy cần phải tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, lĩnh vực nhất định.

-       GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

Chương trịnh công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt. Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của sở và các bộ phận trong sở được tiến hành liên tục, hiệu quả. Ngoài ra còn điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của cơ quan.

-       GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN

Văn phòng nên có quy định về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Các lãnh đạo nên giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. Biên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh tế với các chuyến đi công tác của lãnh đạo.

-       GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ HỘI THẢO

Có quy định cụ thể về hạn mức kinh tế có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị để tránh lãng phí.

-       GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ

Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích quan trọng trong việc xử lí thông tin. Bởi vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ.