Hiện nay, trong hoạt động quản trị hành chính văn phòng ở nước ta, có một số khó khăn phổ biến như sau:

1. Hệ thống hồ sơ, văn bản và thông tin chưa được quản lý hiệu quả: Việc quản lý, lưu trữ và truy xuất thông tin trong các cơ quan hành chính văn phòng vẫn chưa đạt được sự tiện lợi và nhanh chóng. Số lượng văn bản và hồ sơ ngày càng tăng, làm cho việc tra cứu và xử lý hồ sơ trở nên khó khăn.

2. Quản lý nhân sự không hiệu quả: Có khá nhiều cơ quan hành chính văn phòng đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. Điều này gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc và năng suất công việc của các đơn vị.

3. Thiếu công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ chưa phổ biến: Các công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng phổ biến trong quản lý hành chính văn phòng ở nhiều cơ quan. Điều này gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin và làm việc hiệu quả.

4. Quy trình làm việc lằng nhằng và biểu mẫu phức tạp: Quy trình làm việc tại một số cơ quan hành chính văn phòng vẫn còn phức tạp và tốn thời gian. Cùng với đó, sự xuất hiện của quá nhiều biểu mẫu, mẫu số và biểu đồ cũng gây rối và khó khăn trong việc thực hiện công việc.

Để khắc phục những khó khăn trên, có thể đề xuất một số biện pháp sau:

1. Đầu tư vào công nghệ thông tin và hệ thống quản lý văn bản hiện đại: Đây là một cách hiệu quả để cải thiện quản lý và truy xuất thông tin. Cần đầu tư vào hệ thống hồ sơ và cơ sở dữ liệu điện tử, phát triển phần mềm quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất công việc.

2. Cải thiện quản lý nhân sự: Đưa ra chính sách hợp lý về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự để đảm bảo sự chuyên nghiệp và năng suất trong công việc. Cần tăng cường đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm và phát triển năng lực của nhân viên.

3. Đơn giản hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa biểu mẫu: Để tăng cường hiệu quả và giảm thời gian làm việc, cần xem xét và đơn giản hóa các quy trình làm việc và biểu mẫu phức tạp. Điều này giúp cho việc làm việc trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

4. Khuyến khích sự sử dụng công nghệ thông tin: Phát triển chính sách và chương trình để khuyến khích và hỗ trợ cơ quan văn phòng áp dụng công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ mới vào công việc hàng ngày.

l