Trong đời sống nhu cầu thông tin là một nhu cầu rất cơ bản. Nhu cầu đó không ngững tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội. Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới. Các thông tin đó lại được truyền cho người khác trong quá trinh thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh, trong thư từ và tài liệu, hoặc qua các phương tiện truyển thông khác. Thông tin được tổ chức tuân theo một số quan hệ logic nhất định trở thnah một bộ phân của tri thức, đòi hỏi phải được khai thác và nghiên cứu một cách có hệ thống.

Trong đời sống con người thông tin được biểu hiện qua nhiều hinh thức đa dạng và phong phú như:con số, chữ viết, âm thanh, hình ảnh vvv,.. Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau, Các số liệu , dữ liệu ban đầu thu thấp được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên liệu, còn được gọi là dữ liệu data. Từ các dữ liệu đó qua xử lý, phân tích, tổng hơp sẽ thu được những thông tin có giá trị cao hơn gọi là thông tin gia tăng. Ở mức độ cao hoen nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo - kết quả xử lý của những nhà quản lý có năng lực và kinh nghiêmk, các thông tin chưa đựng trong các quy luật khoa học là kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và chuyên môn.

Ngày nay, số lượng nhân viên thu nhập và xử lí thông tin ngày cang nhiều và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghê thông tin. Và một trong những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế là so sự phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng góp một vai trò quan trọng , là lực lượng trợ giúp và là chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghiệp, sự phát tán của  những cônh cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp.

Đối với tổ chức, thông tin sẽ là phương tiện quan trọng để quản lý, định hướng, điều phối và đưa ra các quyết định để cải tiến về mục tiêu, kế hoạch, chiến lược… Thông tin được đến từ sự trao đổi giữa những người đồng cấp, cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp và đơn vị bên ngoài như các đối tác, cơ quan pháp luật, đối thủ cạnh tranh… 

Thông tin là then chốt, xương sống cho các tổ chức. Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh doanh ai nắm được thông tin chuẩn xác và nhanh chóng nhất sẽ có lợi thế dẫn đầu cuộc chơi. Từ đó điều chỉnh kịp thời kế hoạch đồng thời sẵn sàng trước mọi thay đổi. 

Các tổ chức thông tin máy tính sở hữu ưu thế tự động hóa xử lí công việc đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức và mọi hoạt động của con người. Chúng giúp con người thực hiện mọi công việc từ đơn giản thường ngày cho đến phát hiện, xử lý và giải quyết mọi vấn đề trong tổ chức.