BIÊN BẢN I. KIẾN THỨC CƠ BẢN
1. Đặc điểm của biên bản
Đọc các văn bản sau đây và trả lời câu hỏi.
Văn bản 1

TRƯỜNG THCS KẾT ĐOÀN
ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI ĐỘI
Tuần : 6
Khai mạc lúc 10 giờ, ngày 7 tháng 10 năm 2005.
Thành phần tham dự : 43 bạn đội viên chi đội 9 D.
Đại biểu : Trần Thị Thanh Hà - Liên đội trưởng.
Chủ toạ : Lê Thành Sơn.
Thư ký : Phan Thị Thuỳ Linh.
NỘI DUNG SINH HOẠT
(1) Bạn Lê Thành Sơn thay mặt Ban chỉ huy đội đánh giá hoạt động của chi đội trong tuần qua.
- Về học tập :
Toàn chi đội học tập chăm chỉ.
Vẫn còn một số bạn nói chuyện riêng trong giờ học môn Tiếng Anh, môn Địa lí.
- Về nề nếp, vệ sinh môi trường :
Vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục, ăn mặc chưa chỉnh tề.
(2) ý kiến của các bạn tham dự họp :
- Phê bình một số bạn cán sự lớp chưa nghiêm túc trong sinh hoạt.
- Cần chăm chỉ học tập để chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam .
(3) Phát biểu của đại biểu Trần Thị Thanh Hà :
- Biểu dương sự cố gắng của chi đội 9D.
- Tán thành ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.
(4) Bạn Lê Thành Sơn phổ biến công tác Đội tuần tới.
Buổi sinh hoạt chi đội kết thúc vào hội 10 giờ 15 phút. Chủ toạ Thư kí Lê Thành Sơn Phan Thị Thuỳ Linh Văn bản 2

BỘ CÔNG AN CÔNG AN TP... ----------- Số : .....BB/TLTV, PT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc ---------------

BIÊN BẢN
TRẢ LẠI GIẤY TỜ, TANG VẬT, PHƯƠNG TIỆN
VI PHẠM HÀNH CHÍNH CHO CHỦ SỞ HỮU, NGƯỜI QUẢN LÍ
HOẶC NGƯỜI SỬ DỤNG HỢP PHÁP - Căn cứ điều 46, Điều 57, Điều 61 Pháp lệnh xử lí vi phạm hành chính ngày 02/07/2002 ;
- Căn cứ quyết định/ Biên bản số : .......ngày.....tháng.....năm......do :
Ông (bà) : .........
Chức vụ : ........
kí về việc : ......
Hôm nay, hồi....giờ....phút, ngày....tháng...năm....
Tại : .......
Tôi : ........... Cấp bậc :.................. Chức vụ : .......
Đơn vị công tác : ........
- Tiến hành lập biên bản trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho ông (bà) hoặc tổ chức : ............. là : ........
Giấy tờ, tang vật, phương tiện.
Nơi cư trú (hoặc địa chỉ) : ............
Nghề nghiệp (hoặc lĩnh vực hoạt động) : ......
- Giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được trả lại bao gồm :

TT	Tên tang vật, phương tiện vi phạm hành chính	Số lượng	Đặc điểm, chủng loại, số hiệu, nhãn hiệu, kí hiệu, số đăng kí (nếu có), xuất xứ, tình trạng	Ghi chú
…	…	…	…	…

Biên bản được lập thành hai bản có nội dung và giá trị như nhau. Một bản đựơc giao cho cá nhân, đại diện tổ chức vi phạm và một bản lưu hồ sơ. Ông bà (hoặc tổ chức) có tên trên đã nhận đủ số giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính nêu trên.
Biên bản lập xong hồi....giờ....phút cùng ngày, đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe công nhận đúng và cùng kí tên dưới đây.

Người vi phạm (Hoặc đại diện tổ chức vi phạm) (Kí và ghi rõ họ tên)

Người lập biên bản (Kí và ghi rõ họ tên)

a) Các văn bản trên là biên bản, vậy biên bản dùng để làm gì?
Gợi ý: Biên bản dùng để ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp.
b) Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức?
Gợi ý: Về mặt nội dung, biên bản phải ghi lại những sự việc một cách chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, khách quan; người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản. Về mặt hình thức trình bày, biên bản phải đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ về bố cục:
- Phần mở đầu:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ (đối với loại biên bản sự vụ, hành chính);
+ Tên biên bản;
+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và chức trách của họ;
- Phần nội dung: Ghi lại diễn biến và kết quả sự việc.
- Phần kết thúc:
+ Thời gian kết thúc, chữ kí và họ tên của những người có trách nhiệm chính, chữ kí và họ tên của người ghi biên bản;
+ Những văn bản và hiện vật kèm theo (nếu có).
Lời văn của biên bản phải đảm bảo sáng rõ, ngắn gọn, chính xác.
c) Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Đây cũng là hai loại biên bản chúng ta thường gặp trong thực tế.
2. Cách viết biên bản
Để nắm được cách viết biên bản, em hãy đọc lại các biên bản ở phần trên và phần gợi ý về yêu cầu của một biên bản. Chú ý tập trung vào những điểm sau:
a) Phần mở đầu của biên bản gồm những mục gì? Tên của biên bản được viết như thế nào (vị trí, kiểu chữ)?
b) Phần nội dung biên bản gồm những mục gì?
Gợi ý: Nội dung cụ thể ở các loại biên bản không giống nhau, nhưng cách thức trình bày nội dung thì tương đối giống nhau: trình bày diễn biến và kết quả sự việc.
c) Phần kết thúc của biên bản thường gồm những mục gì?
Gợi ý: Nhất định phải có mục kí tên ở cuối biên bản để xác nhận vai trò của những người tham dự sự việc và trách nhiệm của họ đối với nội dung của biên bản.
d) Lời văn của biên bản phải đảm bảo tiêu chuẩn gì?
Gợi ý: Lời văn của biên bản phải thể hiện được tính chính xác, sáng rõ, chặt chẽ của biên bản.
II. Rèn luyện kĩ năng
1. Trong các tình huống sau, những tình huống nào chúng ta cần viết biên bản?
a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn).
b) Nguyện vọng và đề nghị của lớp gửi thầy Hiệu trưởng.
c) Một vụ tai nạn giao thông.
d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm.
e) Một nhóm học sinh tự tổ chức đi tham quan, không xin phép cô giáo chủ nhiệm
Gợi ý: Tình huống (b): viết đơn; (e): viết bản kiểm điểm.
2. Hãy ghi lại phần mở đầu, các mục lớn trong phần nội dung, phần kết thúc của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn viên TNCS Hồ Chí Minh.
Gợi ý: Xem lại phần gợi ý ở mục trước. Chú ý: quan sát diễn biến của một cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh để ghi thành các mục trong phần nội dung biên bản.