I. Lưu trữ dữ liệu và khai thác thông tin
Cập nhật dữ liệu: Là việc thay đổi, bổ sung hoặc xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, cập nhật và phù hợp với tình hình thực tế.
Tại sao dữ liệu cần được cập nhật thường xuyên?
Đảm bảo tính chính xác: Dữ liệu cũ có thể trở nên lỗi thời và không còn phản ánh đúng thực tế, dẫn đến quyết định sai lầm.
Hỗ trợ quá trình ra quyết định: Dữ liệu mới nhất giúp đưa ra các quyết định kinh doanh, quản lý hiệu quả hơn.
Phát hiện các vấn đề: Việc cập nhật thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề, bất thường và kịp thời đưa ra giải pháp.
Tuân thủ quy định: Nhiều lĩnh vực yêu cầu dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên để tuân thủ các quy định pháp luật.
Tầm quan trọng của việc thu thập dữ liệu:
Thu thập dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản lý thông tin. Việc thu thập dữ liệu giúp:
Hiểu rõ tình hình: Cung cấp cái nhìn toàn diện về một vấn đề, hiện tượng.
Phân tích và đánh giá: Dựa trên dữ liệu thu thập để phân tích, so sánh và đánh giá hiệu quả công việc.
Đưa ra quyết định: Cung cấp cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định chính xác.
Cải thiện quy trình: Nhờ dữ liệu, chúng ta có thể phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình làm việc và tìm cách cải tiến.
Có rất nhiều cách để thu thập dữ liệu:
Khảo sát: Dùng bảng hỏi, phỏng vấn để thu thập thông tin từ người dùng.
Quan sát: Quan sát trực tiếp các hoạt động, hiện tượng.
Thí nghiệm: Thực hiện các thí nghiệm để thu thập dữ liệu.
Dữ liệu sẵn có: Sử dụng các nguồn dữ liệu sẵn có như báo cáo, tài liệu, cơ sở dữ liệu.
Ví dụ: Thu thập thông tin về một sản phẩm có thể bao gồm:
Giá: Thu thập giá từ các cửa hàng khác nhau, các trang web bán hàng.
Mã vạch: Mã vạch giúp xác định sản phẩm một cách chính xác.
Nguồn gốc, xuất xứ: Nơi sản xuất, nhập khẩu.
QR code: Mã QR có thể chứa nhiều thông tin về sản phẩm như thành phần, hướng dẫn sử dụng.
Đánh giá của khách hàng: Thu thập đánh giá từ khách hàng đã sử dụng sản phẩm.
Ví dụ về một bài toán quản lý trong lớp học và các dữ liệu cần thu thập:
Bài toán: Quản lý kết quả học tập của học sinh trong một môn học.
Dữ liệu cần thu thập:
Điểm số các bài kiểm tra, bài tập.
Tần suất vắng mặt.
Sự tham gia vào các hoạt động lớp.
Khó khăn trong học tập (nếu có).
Đánh giá của giáo viên về sự tiến bộ của học sinh.
Tại các trạm xăng, việc thu thập dữ liệu về lượng xăng bán và doanh thu được thực hiện như thế nào?
Hệ thống máy tính: Các máy tính tại cây xăng ghi lại thông tin về lượng xăng mỗi khách hàng mua, loại xăng, thời gian giao dịch.
Phần mềm quản lý: Phần mềm tổng hợp dữ liệu từ các máy tính, tính toán doanh thu, lượng xăng tiêu thụ theo từng loại, từng thời kỳ.
Các thiết bị đọc thẻ: Đối với khách hàng sử dụng thẻ thanh toán, thông tin giao dịch sẽ được ghi lại qua các thiết bị đọc thẻ.
Camera giám sát: Camera giúp giám sát quá trình giao dịch, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.