Việc định dạng dữ liệu và trình bày bảng tính là hai công việc có liên quan nhưng có sự khác biệt rõ rệt.

1. Định dạng dữ liệu:

   • Định dạng dữ liệu chủ yếu liên quan đến cách mà dữ liệu được hiển thị trong bảng tính. Đây là quá trình thay đổi các đặc tính của ô dữ liệu, chẳng hạn như kiểu chữ, màu sắc, kích thước chữ, kiểu số (số nguyên, thập phân, tiền tệ, ngày tháng...), căn chỉnh (canh giữa, canh trái, canh phải), và cách thức hiển thị dữ liệu như ẩn một số dữ liệu hoặc sử dụng định dạng ngày tháng.
   • Mục đích của định dạng là giúp cho dữ liệu trở nên dễ đọc, dễ hiểu và phù hợp với mục đích sử dụng.

2. Trình bày bảng tính:

   • Trình bày bảng tính không chỉ liên quan đến cách dữ liệu được hiển thị mà còn bao gồm cách sắp xếp, phân chia và bố cục bảng tính. Đây là quá trình tổ chức bảng tính sao cho nó trở nên rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng và dễ theo dõi. Trình bày bảng tính bao gồm việc tạo tiêu đề, chia các ô thành các nhóm (bằng cách sử dụng các đường viền), tạo màu sắc cho các nhóm ô khác nhau, sắp xếp dữ liệu theo thứ tự hợp lý, sử dụng các công thức để tự động tính toán, và tạo các biểu đồ nếu cần.
   • Trình bày bảng tính giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin và có cái nhìn tổng quan về dữ liệu.

• Định dạng dữ liệu là việc làm cho dữ liệu trong bảng tính trông đẹp và dễ đọc hơn thông qua các thay đổi về kiểu dữ liệu, màu sắc, cỡ chữ, v.v.
• Trình bày bảng tính là một quá trình tổng thể hơn, bao gồm việc tổ chức, sắp xếp, tạo bố cục hợp lý và sử dụng các công cụ để làm bảng tính dễ hiểu và dễ sử dụng hơn.

Việc định dạng dữ liệu và trình bày bảng tính có sự khác nhau về mục đích và cách thực hiện, dù cả hai đều nhằm làm cho bảng tính dễ nhìn, dễ hiểu hơn.

• Mục đích:
  Định dạng dữ liệu tập trung vào việc hiển thị thông tin trong ô sao cho phù hợp với nội dung.
• Ví dụ:
  • Căn chỉnh dữ liệu (trái, giữa, phải).
  • Định dạng kiểu số (số thập phân, phần trăm, tiền tệ, ngày tháng).
  • Thay đổi kiểu chữ (in đậm, nghiêng) hoặc màu sắc của dữ liệu.
• Ứng dụng:
  Định dạng dữ liệu giúp người dùng hiểu rõ hơn nội dung từng ô. Ví dụ, số liệu có thể hiển thị ở dạng tiền tệ hoặc phần trăm để tránh nhầm lẫn.

• Mục đích:
  Trình bày bảng tính tập trung vào việc tổ chức bố cục tổng thể của bảng tính, giúp bảng rõ ràng và dễ theo dõi.
• Ví dụ:
  • Thêm tiêu đề, đường viền bảng.
  • Sắp xếp và nhóm các dữ liệu liên quan.
  • Sử dụng màu sắc hoặc tô nền để làm nổi bật các phần quan trọng.
  • Thiết lập kích thước cột và hàng phù hợp.
• Ứng dụng:
  Trình bày bảng tính nhằm tạo sự chuyên nghiệp, làm nổi bật thông tin quan trọng, và giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm, so sánh dữ liệu.

Định dạng dữ liệu và trình bày bảng tính có khác nhau nhưng hỗ trợ lẫn nhau, cùng góp phần làm cho bảng tính dễ hiểu, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.