1. Thiếu kỷ luật và kiên trì:
Khó tuân thủ kế hoạch: Việc lập kế hoạch thì dễ, nhưng thực hiện theo kế hoạch một cách nghiêm túc và nhất quán lại là một thách thức lớn. Dễ bị xao nhãng bởi những việc khác hoặc bỏ dở giữa chừng.
Thói quen trì hoãn: Đây là một trong những kẻ thù lớn nhất của quản lý thời gian. Thường xuyên trì hoãn công việc sang phút chót sẽ tạo ra áp lực, căng thẳng và giảm hiệu suất.
Không đánh giá và điều chỉnh: Sau một thời gian áp dụng các kỹ thuật, việc không đánh giá lại hiệu quả và điều chỉnh cho phù hợp sẽ khiến chúng ta không tối ưu được phương pháp.
2. Các yếu tố gây xao nhãng:
Xao nhãng từ bên ngoài: Thông báo từ điện thoại, email, mạng xã hội, tiếng ồn xung quanh, sự gián đoạn từ đồng nghiệp hoặc người thân.
Xao nhãng từ bên trong: Suy nghĩ lan man, cảm xúc tiêu cực, mệt mỏi, thiếu tập trung.
3. Lập kế hoạch không hiệu quả:
Đặt mục tiêu không rõ ràng: Mục tiêu mơ hồ, không cụ thể sẽ khiến chúng ta khó xác định được các bước hành động và khó đo lường được tiến độ.
Lên kế hoạch quá tải: Cố gắng nhồi nhét quá nhiều công việc vào một khoảng thời gian ngắn là một sai lầm phổ biến. Điều này dẫn đến căng thẳng, quá tải và cuối cùng là không hoàn thành được gì.
Không ưu tiên công việc: Không phân biệt được đâu là việc quan trọng, đâu là việc ít quan trọng sẽ khiến chúng ta mất thời gian vào những việc không mang lại nhiều giá trị.
Không linh hoạt: Kế hoạch quá cứng nhắc, không có sự dự phòng cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
4. Môi trường làm việc không phù hợp:
Môi trường làm việc bừa bộn: Không gian làm việc lộn xộn, thiếu trật tự sẽ khiến chúng ta mất thời gian tìm kiếm đồ đạc và khó tập trung.
Ảnh hưởng từ người khác: Tiếp xúc với những người có thói quen trì hoãn hoặc lãng phí thời gian cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chúng ta.
5. Thiếu kiến thức và kỹ năng:
Không biết các kỹ thuật quản lý thời gian: Không biết đến các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả như Pomodoro, ma trận Eisenhower, phương pháp Getting Things Done (GTD)…
Không biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ: Không biết cách sử dụng các ứng dụng, phần mềm quản lý thời gian, lịch, nhắc nhở…