Những chương trình đào tạo nào chúng ta nên sử dụng? Sự phân công nhân sự cho các chương trình đó là gì?

CA S E 6 Lựa chọn chương trình đào tạo doanh nghiệp

Giới thiệu

Đào tạo đã trở thành một chi phí lớn của việc kinh doanh. Một cuộc khảo sát năm 1995 về tất cả các doanh nghiệp Hoa Kỳ có từ 100 nhân viên trở lên cho thấy khoảng 52 tỷ đô la đã được chi cho đào tạo; người ta ước tính rằng 90 đến 100 tỷ đô la đang được sử dụng cho đào tạo tổng thể. Phát triển các chiến lược để thực hiện đào tạo chéo là một chủ đề hiện tại trong tài liệu nghiên cứu hoạt động (OR). Các chuyên gia tư vấn quản lý ủng hộ giáo dục tích cực và phát triển chuyên nghiệp để duy trì sự cạnh tranh trong thị trường toàn cầu và địa phương. Nhân viên hiện mong đợi sự phát triển công việc và kỹ năng là một thành phần chính trong nhiệm vụ của họ.

Dựa trên công việc được thực hiện cùng với John V. Farr và David A. Thomas tại USMA, 1995.

Chi phí đào tạo tăng đã xảy ra vì nhiều lý do. Nhân viên xem đào tạo dưới hình thức bằng cấp và ghi lại các kỹ năng kỹ thuật là quan trọng để bảo đảm công việc. Công nghệ đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Người ta đã tuyên bố rằng các trường trung học và đại học không tạo ra các kỹ năng cần thiết cho ngành công nghiệp, vì vậy ngành công nghiệp phải đào tạo và cải tạo các sinh viên tốt nghiệp gần đây. Đối với học sinh tốt nghiệp trung học, điều này có thể bao gồm đào tạo các kỹ năng dựa trên công nghệ; đối với sinh viên tốt nghiệp đại học, điều này có thể bao gồm phát triển các kỹ năng phi kỹ thuật như lãnh đạo, giao tiếp, quan hệ giữa các bên và đạo đức.

Vấn đề môi trường

Đối với một tập đoàn, mục đích chính của đào tạo là đảm bảo rằng nhân viên có các kỹ năng chính cần thiết để quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Có nhiều lựa chọn để cung cấp đào tạo. Ví dụ: để đào tạo nhân viên về các kỹ năng máy tính, một tập đoàn có thể sử dụng bất kỳ chiến lược nào sau đây:

§  Thuê một nhà tư vấn bên ngoài để phát triển và trình bày một khóa đào tạo tại chỗ,

§  Sử dụng nhân sự của công ty để phát triển và trình bày một khóa đào tạo tại chỗ,

§  Mua một khóa đào tạo và có nhân viên sử dụng nó để tự học,

§  Ing ký hợp đồng với một trường cao đẳng hoặc đại học địa phương để cung cấp đào tạo, hoặc

§  Gửi nhân viên đến một hội thảo đào tạo ngoài công trường.

Các khả năng trên là cho một kỹ năng duy nhất. Mục đích của nhiều chương trình đào tạo, tuy nhiên, là cung cấp cho nhân viên một bộ kỹ năng rộng lớn. Thông thường các bộ kỹ năng của hai hoặc nhiều chương trình chồng chéo một phần. Khi điều này xảy ra, tập đoàn phải chọn bộ chương trình cung cấp cho nhân viên các kỹ năng cần thiết cho công việc của họ và nhân viên phù hợp cho từng chương trình đào tạo. Trong mọi trường hợp, các quyết định đào tạo được thực hiện theo cách trả tiền theo kiểu quảng cáo trực tuyến sẽ không hiệu quả và thường dẫn đến chi phí bổ sung.

Để đưa ra cấu trúc vấn đề quyết định, các giả định sau đây là phù hợp:

§  Ví dụ, chúng tôi có một thời gian nghiên cứu đã biết, 3 năm tới hoặc 5 năm tiếp theo mà chúng tôi cần lên kế hoạch đào tạo. Thời gian nghiên cứu phải phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và cho phép các cơ sở chính xác cho nhu cầu đào tạo và các nguồn lực sẵn có.

§  Có một bộ kỹ năng đã biết mà nhân viên cần. Trong số những người khác, chúng có thể bao gồm các kỹ năng kỹ thuật, liên cá nhân, giao tiếp và quản lý.

BẢNG 16 Danh sách kỹ năng

Số           Kĩ năng                                                 số           kĩ năng

1              Định hướng nhân viên mới          22           Quản lý căng thẳng

2              Đánh giá hiệu suất                           23           Lập trình máy tính

3              ứng dụng máy tính cá nhân         24           Đa dạng

4              Lãnh đạo                                              25           Xử lý dữ liệu / MIS

5              Quấy rối tình dục                              26           Lập kế hoạch

6              Xây dựng đội ngũ                             27           Nói và trình bày trước công chúng

7              An toàn                                                28           Lập kế hoạch chiến lược

8              Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn 29 Kỹ năng viết

9              Vận hành thiết bị mới                    30           Kỹ năng đàm phán

10           Đào tạo giảng viên                           31           Tài chính

11           Kiến thức sản phẩm                        32           Marketing

12           Ra quyết định                                    33           Lạm dụng chất

13           Kỹ năng nghe                                     34           Đạo đức

14           Quản lý thời gian                              35           Vị trí và nghỉ hưu

15           Tiến hành các cuộc họp                 36           Sáng tạo

16           cải thiện chất lượng                        37           Mua hàng

17           Kỹ năng của phái đoàn                   38           Ngừng hút thuốc

18           Giải quyết vấn đề                             39           Hiểu biết về tài chính và kinh doanh

19           Thiết lập mục tiêu                            40           Tái cấu trúc

20           Quản lý thay đổi                               41           Ngoại ngữ

21           Động lực

BẢNG 17 Mức lương và kỹ năng cần thiết cho mỗi phân loại công việc

Người                                   Mức lương ($)                                   Kỹ năng 1-20

Quản lý cấp cao                 250.000                                 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 1 1 0

Quản lý dự án                    200.000                                 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 1 0 0

Chuyên nghiệp                 150.000                                 1 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1

Bán hàng                             150.000                                 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1

Kỹ thuật viên                     100.000                                 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Trợ lý hành chính             80.000                                   1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Cá nhân                                                Kĩ năng 21-41

Quản lý cấp cao                 1 1 1 1 0 1 1 0 1 0 1 1 0 1 0 1 1 1 0 0 0

Quản lý dự án                    0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1

Chuyên nghiệp                 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 1 0 1

Bán hàng                             0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1

Kỹ thuật viên                     0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1

Trợ lý hành chính             0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0

BẢNG 18 Chi phí tuyển sinh và kỹ năng của từng chương trình

chương trình                      Chi phí đăng ký ($)           Kỹ năng 1-20

Chương trình 1                  500                                         1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 1 0 0 0

Chương trình 2                  300                                         0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 3                  500                                         0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1

Chương trình 4                  575                                         0 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0

Chương trình 5                  800                                         0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0

Chương trình 6                  400                                         0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Chương trình 7                  200                                         0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1

Chương trình 8                  1.000                                     0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 1 0

Chương trình 9                  200                                         1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0

Chương trình 10               500                                        0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 11               700                                         0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 12               600                                         0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0

Chương trình 13               400                                         0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 1 0

Chương trình 14               900                                         1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0

Chương trình 15               700                                         1 0 1 0 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0

Chương trình                     Kỹ năng 21-41

Chương trình 1                  1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 2                  0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0

Chương trình 3                  1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0

Chương trình 4                  0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1

Chương trình 5                  0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0

Chương trình 6                  0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0

Chương trình 7                  0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 8                  1 1 1 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0

Chương trình 9                  0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0

Chương trình 10               0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0

Chương trình 11               0 1 1 0 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0

Chương trình 12               0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0

Chương trình 13               1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Chương trình 14               0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1

Chương trình 15               0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1

BẢNG 19 Chương trình can thiệp

Số chương trình (Ngày dài)          Các chương trình can thiệp

Chương trình 1 (2)                          3              5              8

Chương trình 2 (2)                           3              7              10

Chương trình 3 (4)                           1              2              12

Chương trình 4 (3)                           6              7              14

Chương trình 5 (2)                           1              9              12

Chương trình 6 (3)                           4              7              11           14

Chương trình 7 (5)                           2              4              6

Chương trình 8 (2)                           1              10           13

Chương trình 9 (3)                           5              15

Chương trình 10 (3)                         2              8

Chương trình 11 (2)                         6              12           15

Chương trình 12 (4)                         3              5              11

Chương trình 13 (3)                         8              14

Chương trình 14 (4)                         4              6              13

Chương trình 15 (3)                         9              11

§  Nhân viên được chia thành các lớp. Trong mỗi lớp, chúng tôi có ước tính cho (1) số lượng nhân viên, (2) mức lương theo giờ của nhân viên, (3) số lượng nhân viên yêu cầu từng kỹ năng cụ thể và (4) thời gian tối đa dành cho đào tạo nhân viên ở mỗi lớp trong thời gian nghiên cứu.

§  Có một danh sách các chương trình đào tạo. Đối với mỗi chương trình, chúng tôi giả định rằng chúng tôi có (1) bộ kỹ năng được dạy, (2) chi phí, (3) thời gian phát triển, (4) thời gian hoàn thành cho một nhân viên và (5) số lượng nhân viên tối đa có thể tham gia trong mỗi chu kỳ quyết định.

§  Đào tạo có hiệu quả như nhau đối với tất cả mọi người, do đó chúng tôi quan tâm đến việc cung cấp chương trình nào và nhân viên nào trong mỗi lớp để phân công cho từng chương trình. Nếu chúng ta biết chất lượng đào tạo cho các kỹ năng cá nhân cho các lớp riêng lẻ, thì chúng ta có thể thư giãn giả định này.

Thiết lập doanh nghiệp tiềm năng

Công việc của bạn là phát triển các mô hình để hỗ trợ các doanh nghiệp và tập đoàn xác định các chương trình đào tạo phù hợp để sử dụng. Loại mô hình và các vấn đề thường phụ thuộc vào quy mô của tập đoàn và tiềm năng sử dụng của các mô hình. Đối với các tập đoàn lớn, có nhiều nhân viên trong mỗi lớp, vì vậy không cần thiết phải lập mô hình và sắp xếp lịch trình cho từng nhân viên. Thay vào đó tập trung vào việc phân công các phân loại cho các chương trình và bỏ qua việc phân công các cá nhân cụ thể cho các chương trình. Ngoài ra, có đủ nguồn lực để phát triển các chương trình đào tạo nội bộ, do đó bạn nên xem xét chi phí phát triển chương trình cũng như chi phí nhân viên (mất thời gian làm việc, đi lại, ăn ở, bữa ăn, tài liệu khóa học) trong mục tiêu. Một tập đoàn lớn có thể sử dụng mô hình để lập kế hoạch phát triển các khóa học. Điều này sẽ giúp xác định (1) chi phí phát triển chương trình để các chương trình nội bộ có hiệu quả về chi phí và (2) các chương trình phù hợp cho từng phân loại nhân viên để trung bình có đủ thời gian để hoàn thành các chương trình được chỉ định trong thời gian có sẵn.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, trọng tâm thường khác nhau. Thông thường, các công ty này không phát triển các chương trình nội bộ vì họ không đào tạo đủ nhân viên để biện minh cho chi phí phát triển. Bởi vì số lượng nhân viên ít, điều quan trọng là phải mô hình hóa xuống cấp độ nhân viên và sắp xếp lịch trình cho nhân viên để có thể hoàn thành cả nhiệm vụ đào tạo và công việc.

Công ty tư vấn OR của bạn đã được thuê để thiết kế chương trình đào tạo cho một công ty nhỏ. Không có lớp học trong nhà, và các nhà cung cấp cung cấp tất cả đào tạo. Công ty đã xác định 41 kỹ năng quan trọng cho nhân viên của mình; những điều này được liệt kê trong Bảng 16. Có sáu nhân viên; mức lương và kỹ năng yêu cầu cho mỗi người được đưa ra trong Bảng 17. Bạn có thể cho rằng có 250 ngày làm việc mỗi năm. Có 15 chương trình có sẵn để sử dụng; Bảng 18 chứa chi phí cho mỗi người và các kỹ năng được bảo hiểm cho mỗi chương trình. Trong Bảng 18, 1 trong hàng cho chương trình p và cột cho kỹ năng s ngụ ý rằng chương trình p có kỹ năng s. Bảng 19 liệt kê các chương trình xung đột kịp thời với các chương trình khác (ví dụ: chương trình 3, 5 và 8 xung đột với chương trình 1). Một nhân viên không thể thực hiện hai chương trình cùng một lúc. Chính sách của công ty là mỗi nhân viên được giới hạn 15 ngày để đào tạo mỗi năm.

Câu hỏi chính

Công việc của bạn là phát triển một khuyến nghị cho công ty để giải quyết các nhu cầu đào tạo của mình. Cụ thể, bạn nên giải quyết các câu hỏi chính sau đây:

§  Những chương trình đào tạo nào chúng ta nên sử dụng? Sự phân công nhân sự cho các chương trình đó là gì?

§  Xác định các chương trình có sử dụng nhiều có thể biện minh cho sự phát triển của một khóa học nội bộ. Bạn sẽ sẵn sàng trả bao nhiêu cho sự phát triển đó nếu bạn có thể sử dụng chương trình trong ba năm tới?

§  Chúng tôi có cơ hội đàm phán giá cho các chương trình. Những chương trình bạn sẽ đề nghị là ứng cử viên để đàm phán?

§  Những kỹ năng nào đặc biệt đắt đỏ để chúng ta trang trải? Nếu chúng ta phát triển các chương trình của riêng mình, những kỹ năng nào cần được đề cập?

§  Đề xuất của bạn có thay đổi nếu chúng tôi cho phép đào tạo nhiều ngày hơn mỗi năm không?