Cơ sở dữ liệu là một công cụ thu thập và sắp xếp thông tin. Cơ sở dữ liệu có thể lưu trữ thông tin về con người, sản phẩm, đơn hàng, hoặc bất kỳ điều gì khác. Nhiều cơ sở dữ liệu bắt đầu dưới dạng một danh sách trong chương trình xử lý văn bản hoặc bảng tính. Khi danh sách trở nên lớn hơn, sự dư thừa và không nhất quán bắt đầu xuất hiện trong dữ liệu. Dữ liệu trở nên khó hiểu ở dạng danh sách và có ít cách thức tìm kiếm hoặc kéo tập con của dữ liệu ra để xem lại. Sau khi các sự cố này bắt đầu xuất hiện, một ý hay là truyền dữ liệu vào cơ sở dữ liệu được tạo bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS), chẳng hạn như Access.
Cơ sở dữ liệu trên máy tính là một bộ chứa các đối tượng. Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều hơn một bảng. Ví dụ: hệ thống theo dõi hàng tồn kho sử dụng ba bảng nhưng không phải là ba cơ sở dữ liệu, mà là một cơ sở dữ liệu có chứa ba bảng. Trừ khi cơ sở dữ liệu được thiết kế đặc biệt để sử dụng dữ liệu hoặc mã từ nguồn khác, cơ sở dữ liệu Access lưu trữ các bảng trong một tệp đơn, cùng với các đối tượng khác như các biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun. Cơ sở dữ liệu được tạo trong định dạng Access 2007 (có thể sử dụng bằng Access 2016, Access 2013 và Access 2010) có phần mở rộng tệp .accdb và cơ sở dữ liệu được tạo ở các định dạng Access trước đó có phần mở rộng tệp .mdb. Bạn có thể sử dụng Access 2016, Access 2013, Access 2010, hoặc Access 2007 để tạo tệp với định dạng tệp cũ hơn (ví dụ, Access 2000 và Access 2002-2003).
Khi sử dụng Access, bạn có thể:

• Thêm dữ liệu mới vào cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như một mặt hàng mới trong bảng kiểm kê
• Chỉnh sửa dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi vị trí hiện tại của một mặt hàng
• Xóa thông tin, nếu một mặt hàng được bán hoặc bị loại bỏ
• Sắp xếp và xem dữ liệu theo nhiều cách khác nhau
• Chia sẻ dữ liệu với người khác thông qua các báo cáo, thư email, mạng nội bộ hoặc Internet

Các phần của cơ sở dữ liệu Access Các phần sau đây mô tả ngắn gọn về các phần của một cơ sở dữ liệu Access điển hình.