Trong mỗi địa chỉ thư điện tử: < Tên đăng nhập > @ < Tên máy chủ lưu hộp thư > thì địa chỉ tên máy chủ lưu hộp thư   (chẳng hạn của gmail.com, hotmail…) có thể dùng chung cho nhiều người sử dụng, còn tên đăng nhập của hộp thư là phần dành riêng duy nhất cho mỗi người mỗi khi đăng kí hộp thư cho đến lúc sử dụng nó và chúng không được trùng nhau. Trong quá trình đăng kí địa chỉ thư điện tử, nếu có ai đó đã đăng kí tên đăng nhập rồi thì người đăng kí sau khi phải đăng kí tên đăng nhập khác.