Việc trao tin cậy là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, nhưng không phải ai cũng thực hiện tốt. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp và cách khắc phục:

• Sai lầm: Không tìm hiểu kỹ về thông tin cần truyền đạt, không xác định rõ mục tiêu giao tiếp.
• Khắc phục:
  • Nghiên cứu kỹ lưỡng: Thu thập đầy đủ thông tin, số liệu, bằng chứng để hỗ trợ cho thông tin chính.
  • Xác định mục tiêu rõ ràng: Hiểu rõ muốn truyền đạt điều gì, đạt được mục tiêu gì sau khi trao đổi thông tin.
  • Lựa chọn cách thức truyền đạt phù hợp: Tùy thuộc vào đối tượng, nội dung thông tin mà lựa chọn cách truyền đạt bằng văn bản, hình ảnh, trực tiếp hay gián tiếp.

• Sai lầm: Chỉ tập trung vào việc truyền đạt thông tin mà không quan tâm đến phản ứng của người nghe.
• Khắc phục:
  • Lắng nghe tích cực: Tạo cơ hội cho người nghe đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến.
  • Quan sát ngôn ngữ cơ thể: Quan sát biểu cảm, cử chỉ của người nghe để điều chỉnh cách truyền đạt.
  • Đặt câu hỏi mở: Khuyến khích người nghe tham gia vào cuộc trò chuyện.

• Sai lầm: Sử dụng ngôn ngữ quá chuyên môn, quá đơn giản hoặc không rõ ràng.
• Khắc phục:
  • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Tránh dùng thuật ngữ chuyên môn quá nhiều.
  • Cân nhắc đối tượng nghe: Điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp với trình độ và kiến thức của người nghe.
  • Sử dụng ví dụ, so sánh: Giúp người nghe dễ hình dung và hiểu nội dung hơn.

• Sai lầm: Ngập ngừng, nói lắp bắp, không thể hiện rõ quan điểm.
• Khắc phục:
  • Chuẩn bị kỹ: Khi đã chuẩn bị kỹ, bạn sẽ tự tin hơn khi trình bày.
  • Tập luyện trước gương: Giúp bạn làm quen với cách nói và biểu cảm của mình.
  • Tư thế tự tin: Đứng thẳng, nhìn thẳng vào người nghe.

• Sai lầm: Quá căng thẳng, lo lắng dẫn đến nói nhanh, nói lắp hoặc mất bình tĩnh.
• Khắc phục:
  • Thở sâu: Giúp bạn thư giãn và lấy lại bình tĩnh.
  • Tập trung vào thông điệp: Đừng quá chú ý đến phản ứng của người nghe.
  • Tự tin vào bản thân: Tin rằng mình có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

• Sai lầm: Không chuẩn bị phương án dự phòng khi gặp phải tình huống bất ngờ.
• Khắc phục:
  • Chuẩn bị nhiều phương án: Lường trước các tình huống có thể xảy ra và đưa ra giải pháp.
  • Giữ bình tĩnh: Nếu gặp phải tình huống bất ngờ, hãy giữ bình tĩnh và tìm cách giải quyết.